上大内〔2019〕285号
关于印发《上海大学科研会议费管理办法》的通知
校内各单位：
《上海大学科研会议费管理办法》已经2019年度第23次校长办公会议审议通过，现予印发，请遵照执行。
特此通知。
上 海 大 学
2019年12月2日
上海大学科研会议费管理办法
第一章 总则第一条 为进一步加强和规范学校科研会议费管理，保障科研会议经费收支的合规性与合理性，根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）、《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》（国发〔2018〕25号）、《上海市市级机关会议费管理办法》（沪府发〔2018〕9号）、《关于在本市举办国际会议的管理办法》（沪委办发〔2011〕30号）、《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371号）、《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则（试行）》（教外际〔2007〕105号）等文件精神，结合学校实际，制定本办法。
第二条 按照“精简会议、改进会风，提高会议效率和质量，节约会议经费开支”的原则安排会议。
第三条 本办法所指会议，是指各纵向、横向项目（课题）组（以下简称“举办单位”）举办（含主办、承办）的各类会议、论坛，包括国内业务类会议、在华举办国际会议。
国内业务类会议是举办单位使用项目经费开展科研活动举办的会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。在华举办国际会议，是指报经国务院、上海市人民政府外事办公室批准的、在我国境内举办的国际会议。
第四条 会议举办者对所举办会议涉及的相关经济事项、原始凭证的真实性、合法性、相关性负直接责任。各单位负责人对本单位所举办会议涉及的经济事项负有审批、管理及监督责任。各单位举办会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，规范会议费管理。
第二章 会议审批和管理第五条 各单位应建立健全会议审批管理制度，严格审核会议内容、性质、参加人员范围。
第六条 国际会议，由举办单位向国际部提出申请，按照相关要求，批准后方可召开。
第七条 会议申请实行一事一报。申报时填写《会议审批表》，并附会议通知、议程等申报材料。按照成本补偿原则向参会人员收取会议费的，应履行相关收费立项备案手续。
第八条 举办会议应遵循以下要求:
（一）举办单位应当根据会议性质、主要内容确定会议人数和天数，严格限定工作人员数量。国内业务类会议的报到和离开时间合计不得超过1天。
（二）国际会议严格按照国务院或上海市人民政府外事办公室批复的会期、参会人员举办。会议报到和离开时间合计不得超过2天。
（三）可以在学校内部会议室安排的会议，原则上在学校会议室召开。参会人员以校内人员为主的会议，原则上不得在校外召开。国际会议必须在上海地区举办。
（四）根据业务工作实际需要，项目研讨会、评审会、咨询会、验收会、鉴定会等会议可选择与项目开展相关地召开;若会议地点在外埠，需经二级单位负责人批准后方可召开。但不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
（五）各单位举办会议应当改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。
（六）各单位不得借会议名义组织会餐，不得使用会议费购置电脑、打印机等固定资产，不得开支与本次会议无关的费用，会场一律不摆放花草、不提供水果，严禁以任何名义发放纪念品。
第三章 会议费开支范围、标准和报销支付第九条 会议费开支范围包括住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等；国际会议可视需增加开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。
交通费是指用于会议代表接送站，以及统一组织的会议代表考察、调研等发生的交通支出。会议接站应本着节约原则，安排车辆集中接送，交通费据实报销。
第十条 会议费开支实行综合定额控制，可在所涉及的各项费用之间调剂使用。会议费综合定额标准如下：
单位:元/人.天
会议类别
住宿费
伙食费
其他费用
合计
国内业务类会议
600
150
100
850
国际会议
700
200
300
1200
（一）综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。
（二）各类会议应按照定额控制标准执行，超支部分不予报销。如有特殊情况，应在申报会议预算中予以披露，二级单位负责人根据实际情况进行审批。
在华举办的国际会议，如有特殊情况，由项目负责人申请，经二级单位负责人、国际部（国际合作处）审批后，综合定额可提高至每人每天1500元。
（三）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。
（四）综合定额标准是会议费开支的上限,各单位应在综合定额标准以内据实结算报销。
第十一条 下列费用不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支：
（一）会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上由个人承担或回单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的国内城市间交通费、国际旅费，在会议费、差旅费、国际合作交流经费中据实报销。
（二）会议论文集出版费可在出版费中列支。
（三）会议举办者根据需要，向邀请参会专家发放的咨询、讲座等劳务性费用，可在专家咨询费预算中按规定报销。
（四）同声传译翻译费、同声传译设备租金费用，在会议费预算中据实列支。
第十二条 会议结束后，各单位应当及时办理报销手续。对于收取会务费的会议，应先使用所收的会务费。会议费原则上应集中一次性结算。
第十三条 报销会议费时，应当提供以下材料：
（一）会议相关材料，包含会议通知（包含会议议程）、实际参会人员签到表（如无法提供签到表，可提供项目负责人签字确认的参会人员名单）、会议审批表、会议决算表（附后）、国际会议批件。
（二）与会期相吻合的有效发票（收据）和其他单据；包括会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等凭证。
（三）合办、协办或委托第三方举办会议的，需要提供合办、协办或委托协议、各项费用明细结算单，项目负责人对会议收入及费用开支的真实性、合规性负责。
第十四条 会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡（需附消费记录）方式结算，不得以现金方式结算。
第十五条 对于在项目经费中已列入预算并实施预算控制的学术会议，应在经费批准的会议费预算额度内开支会议费。
第十六条 举办单位不得擅自改变会议资金用途，不得挪用、截留、侵占会议经费。不得违反规定的开支项目和超标准使用经费。
第四章 监督检查和责任追究第十七条 各单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的管理，自觉接受学校纪委（监察专员办公室）、审计部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。
第十八条 财务处对科研会议费进行审核，主要内容包括：
（一）会议审批制度是否健全，会议活动是否按规定履行审批手续；
（二）会议费开支范围和标准是否符合规定；
（三）会议费报销手续是否符合规定；
（四）会议费管理和使用的其他情况。
第十九条 举办单位有下列违规违纪行为之一的，由学校纪委（监察专员办公室）、审计处、财务处等部门责令改正，违规资金予以追回，并视情况予以通报或问责。涉嫌违法的，移送司法机关处理。
（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；
（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；
（三）违规扩大会议费开支范围，或擅自提高会议费开支标准的；
（四）违规报销与国内会议无关费用的；
（五）其他违反本办法行为的。
第五章 附则第二十条 本办法由上海大学财务处负责解释。
第二十一条 本办法自发布之日起施行。学校现有规定与本办法不一致的，依照本办法执行。
上海大学党政办公室 2019年12月13日印发
附件1：
上海大学国内业务会议审批表
会议名称
二级单位名称
会议举办者
会议类别
会议地点
报到日期
离会日期
会议时间
月 日至 月 日
参会人数
联系人
联系电话
经费预算
总额 元，人均每天 元
经费来源
会议主要内容：
二级单位负责人审批意见：
签字：
年 月 日
附件2：
上海大学会议费用报销决算表
会议基本信息
会议名称
会议负责人
电话
经办人
参会总人数
报到日期
其中：住宿人数
离会日期
其中：用餐人数
经费支出账号
支出决算
据实支出
1.讲座报告费： 2.国际旅费：
3.国内旅费： 4.同传费用：
合计：
控额支出
5.餐费： 6.住宿费：
7.茶歇食品： 8.场地费：
9.会议资料费： 10.市内交通费：
11.其他：
合计：
会议负责人签字：
年 月 日
备注
会议决算报销原则上一次性完成